엑셀 파일 올려서 요약·차트·이상한 숫자 찾기, AI 데이터 분석 프롬프트 8개
수식을 몰라도 파일을 올리고 질문하면 AI가 표를 읽고 계산해 차트까지 그려 줍니다. 올리기 전 정리, 그룹별 요약, 추세, 이상치, 계산 검증 순서로 다룹니다.
이 글에 담긴 것프롬프트 8개 · 따라 하는 데 20분
바쁘면 이것만
- 머리글 한 줄, 한 행에 한 건, 병합 셀 없음으로 정리한 사본을 올립니다.
- '데이터 훑어보기'로 AI가 열을 제대로 읽었는지 먼저 확인합니다.
- 요약·차트를 받은 뒤 '계산 방법 보여 줘'로 손계산 몇 줄과 맞춰 봅니다.
필요한 것엑셀 또는 구글 시트 파일, ChatGPT·클로드·제미나이 아무 AI
걸리는 시간20분
왜 필요한가요피벗 테이블과 차트를 만드는 데 걸리던 시간을 질문 몇 개로 줄일 수 있습니다. 대신 AI가 열을 잘못 읽거나 계산을 틀리는 경우가 있어, 무엇을 어떻게 계산했는지 보여 달라고 하는 단계가 꼭 필요합니다.
세 서비스 모두 표 파일을 받아 분석합니다. 클로드는 XLSX 파일을 올리려면 설정에서 코드 실행과 파일 만들기를 먼저 켜야 하고 CSV는 바로 올라갑니다. 제미나이 도움말은 표 파일을 올린 뒤 차트를 만들어 달라고 하면 앱 안에서 차트 종류와 이름표를 고칠 수 있다고 안내합니다(한 번에 파일 10개, 파일당 100MB). 회사 데이터라면 고객 이름과 연락처는 지우거나 가린 사본으로 시작합니다. 수식을 직접 만드는 방법은 '엑셀·구글 시트 수식, AI로 만드는 프롬프트 9개'에 따로 정리했습니다.
프롬프트 1올리기 전 표 정리
AI가 잘 읽는 모양으로 사본을 만듭니다.
이렇게 쓰세요머리글은 1행 한 줄만 두고 병합된 셀을 풀고 중간 합계 행은 지웁니다. 시트가 여러 개면 분석할 시트 이름을 알려 줍니다. 고객 이름이나 전화번호 열은 지우거나 '고객1'처럼 바꿔 둡니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
이 표를 분석하기 좋게 정리하려고 해. 1) 병합된 셀, 여러 줄짜리 머리글, 중간 합계 행, 빈 행처럼 분석을 방해하는 부분을 찾아 주고, 2) 한 행에 한 건 형태로 바꾸는 방법을 알려줘. 아직 값은 바꾸지 마.
프롬프트 2데이터 훑어보기
본격적인 분석 전에 AI가 표를 어떻게 이해했는지 확인합니다.
이렇게 쓰세요열 이름을 잘못 해석하면 뒤의 분석이 전부 틀어집니다. 열마다 무엇으로 이해했는지 먼저 말하게 하고 틀린 곳을 바로잡습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
올린 파일의 [시트 이름] 시트를 봐 줘. 1) 행과 열 개수, 2) 열마다 무엇을 뜻한다고 이해했는지와 자료형(날짜·숫자·글자), 3) 빈칸이 많은 열, 4) 같은 뜻인데 표기가 다른 값(서울/서울시), 5) 숫자인데 글자로 저장된 칸을 표로 알려줘. 분석은 아직 하지 마.
프롬프트 3그룹별 요약
지역별·월별·담당자별 합계와 평균을 한 번에 봅니다.
이렇게 쓰세요보고 싶은 기준(행)과 값(열)을 분명히 적습니다. 결과를 엑셀 파일로 달라고 하면 클로드와 챗GPT는 내려받을 수 있는 파일로 만들어 줍니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
[날짜] 열을 월 단위로 묶고 [지역]별로 [매출] 합계, 건수, 평균을 표로 만들어 줘. 맨 아래에 전체 합계를 붙이고, 결과를 엑셀 파일로도 만들어 줘. 계산에서 뺀 행(빈칸, 오류 값)이 있으면 몇 개였는지 알려줘.
프롬프트 4차트와 한 줄 해석
보고서에 넣을 차트와 차트 아래 문장을 함께 받습니다.
이렇게 쓰세요차트 종류를 정해 주지 않으면 보기에만 좋은 차트가 나오기도 합니다. 추세는 꺾은선, 비교는 막대, 구성비는 항목이 다섯 개 이하일 때만 원형으로 달라고 합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
월별 [매출] 추세를 꺾은선 차트로, [지역]별 비교를 막대 차트로 그려 줘. 축 이름과 단위(원, 건)를 붙이고, 차트마다 보고서에 쓸 해석 문장을 한 줄씩 써 줘. 해석은 표에 있는 숫자로만 쓰고 원인은 추측하지 마.
프롬프트 5전월 대비·추세 계산
증감률과 누적값처럼 손으로 하면 틀리기 쉬운 계산을 맡깁니다.
이렇게 쓰세요증감률은 기준(전월, 전년 같은 달)을 정확히 말해야 합니다. 기준 값이 0인 경우 어떻게 표시할지도 정해 둡니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
[지역]별로 월 [매출]의 전월 대비 증감액과 증감률(%)을 계산해 표로 만들어 줘. 전월 값이 0이거나 없으면 '비교 불가'로 표시해 줘. 증감률이 ±20%를 넘는 칸은 따로 목록으로 뽑아 줘.
프롬프트 6이상한 숫자 찾기
입력 실수나 특이한 거래처럼 눈에 띄는 값을 골라냅니다.
이렇게 쓰세요AI가 이상치라고 한 값이 실제 실수인지는 내가 판단해야 합니다. 이상치로 본 기준을 함께 말하게 합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
[매출]과 [수량] 열에서 이상해 보이는 값을 찾아 줘. 1) 음수나 0, 2) 같은 거래처 평균의 3배를 넘는 값, 3) 날짜가 미래이거나 범위를 벗어난 행, 4) 완전히 같은 중복 행을 각각 목록으로 보여 줘. 행 번호와 그렇게 판단한 기준을 같이 적고 값은 고치지 마.
프롬프트 7가설 세우기
숫자가 왜 그렇게 나왔는지 확인해 볼 후보를 받습니다.
이렇게 쓰세요AI는 표 밖의 사정을 모릅니다. 원인을 단정하게 두지 말고 '확인할 질문' 형태로 받으면 회의에서 바로 쓸 수 있습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
[지역] [월] 매출이 크게 줄었어. 이 표에서 확인할 수 있는 사실(거래처 수, 건당 금액, 특정 상품 비중 변화)과 표만으로는 알 수 없는 것을 나눠서 정리해 줘. 표 밖의 원인은 단정하지 말고 담당자에게 물어볼 질문 5개로 바꿔 줘.
프롬프트 8계산 검증
AI가 한 계산을 직접 따라 할 수 있게 방법을 공개하게 합니다.
이렇게 쓰세요요약표의 숫자 두세 개를 원본에서 필터로 직접 걸러 합계를 내 봅니다. 같은 계산을 엑셀 수식으로 받아 두면 다음 달에는 AI 없이도 반복할 수 있습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
방금 만든 요약표에서 [서울 10월 매출] 값을 어떻게 계산했는지 단계별로 보여 줘. 1) 어떤 행을 포함하고 뺐는지, 2) 같은 결과를 내는 엑셀 수식(SUMIFS 등), 3) 내가 원본에서 필터로 직접 확인하는 순서를 알려줘.
보너스 · 결과를 보고서에 쓰기 전
- AI가 이해한 열 뜻이 실제와 같은지 확인했습니다
- 요약표 숫자 두세 개를 원본 필터로 직접 맞춰 봤습니다
- 계산에서 빠진 행 수를 확인했습니다
- 고객 이름·연락처가 없는 사본으로 분석했습니다
솔직히 한계
- 파일이 크거나 시트가 많으면 일부만 읽고 답하는 경우가 있습니다. '전체 몇 행을 읽었는지'를 꼭 물어보세요.
- 올린 파일은 서비스 회사 서버로 갑니다. 회사 데이터는 회사가 허용한 계정에서만 다루세요.
- 파일 크기와 개수 한도, 무료 요금제의 분석 기능 범위는 서비스마다 다르고 바뀔 수 있습니다.
공식 자료앤트로픽 도움말 · 파일 올리기 · https://support.claude.com/en/articles/8241126-uploading-files-to-claude구글 도움말 · 제미나이에 파일 올리기 · https://support.google.com/gemini/answer/14903178
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