회사 엑셀, 개인정보 가리고 AI에 올리는 3단계와 프롬프트 9개
이름·연락처가 든 표를 그대로 올리지 않아도 AI 분석은 똑같이 받을 수 있습니다. 먼저 자리표로 가리고, 가린 표로 물은 뒤, 결과를 내 PC에서 되돌리는 순서로 진행합니다.
필요한 것엑셀 또는 구글 시트 + ChatGPT·클로드·제미나이 아무 AI
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왜 필요한가요AI 대화창에 올린 파일은 서비스 설정에 따라 보관·검토·학습에 쓰일 수 있습니다. 분석에 필요 없는 개인정보는 처음부터 회사 밖으로 내보내지 않아야 가장 확실하게 보호할 수 있습니다.
매출표, 고객 명단, 인사 자료를 AI에 올려 요약과 분석을 맡기는 일이 흔해졌습니다. 그런데 AI가 분석에 필요로 하는 것은 대개 '누가'보다 '몇 건, 얼마, 어떤 경향'입니다. 이름을 고객_001 같은 자리표로 바꿔도 분석 결과는 똑같이 나옵니다. 방법은 ① 자리표로 가리기, ② 가린 표로 분석하기, ③ 내 PC에서 되돌리기의 세 단계입니다. 아래 항목에는 이 세 단계를 실제로 따라 하는 방법과, 놓치기 쉬운 숨은 정보와 계정 설정 점검을 순서대로 정리했습니다.
01
준비: 어떤 열이 개인정보인지 먼저 가르기
파일 전체 대신 열 이름만 AI에 보여 주고, 열마다 '지울 것·가릴 것·그대로 둘 것'을 나누는 프롬프트입니다.
이렇게 쓰세요엑셀 첫 줄(머리글)만 복사해 [ ]에 붙여 넣습니다. 데이터 본문은 아직 올리지 않습니다. 분석 목적을 함께 적어야 분석에 필요 없는 열을 정확히 골라 줍니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래는 내 엑셀 파일의 열 이름 목록이야. 데이터는 아직 안 보여 줄게. 열 이름: [열 이름들을 쉼표로]. 분석 목적: [예: 지역별·월별 매출 추세 파악]. 1) 각 열을 '삭제(분석에 필요 없는 개인정보)', '자리표로 바꾸기(사람을 구분은 해야 하는 정보)', '그대로 둠(개인을 알아볼 수 없는 정보)' 세 가지로 나눠 표로 만들어 줘. 2) 생년월일·주소처럼 일부만 남기면 되는 열은 어떻게 줄일지(예: 나이대, 시·구까지만) 제안해 줘. 3) 분류가 애매한 열은 이유와 함께 따로 표시해 줘.
02
1단계: 이름을 자리표로 바꾸고 대응표는 따로 보관
이름·사번·이메일을 고객_001 같은 자리표로 바꾸는 엑셀 작업을 단계별로 안내받는 프롬프트입니다.
이렇게 쓰세요원본 파일을 복사해 작업용 사본을 만든 뒤 시작합니다. '이름 ↔ 자리표' 대응표는 별도 파일로 저장해 내 PC나 회사 드라이브에만 둡니다. 대응표는 어떤 경우에도 AI에 올리지 않습니다. AI에게는 방법만 묻고, 실제 이름은 보여 주지 않습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
엑셀에서 [이름이 든 열, 예: B열]의 이름을 '고객_001, 고객_002…' 같은 자리표로 바꾸고 싶어. 같은 이름에는 같은 자리표가 붙어야 해. 1) 중복 없는 이름 목록을 뽑아 번호를 붙이는 방법, 2) 원본 표의 이름을 자리표로 바꾸는 수식, 3) 수식을 값으로 고정해서 원래 이름이 파일에 남지 않게 하는 방법을 순서대로 알려줘. 내 프로그램은 [엑셀 365 / 엑셀 2019 / 구글 시트]야.
넣는 것 (예시)
이름 | 지역 | 10월 매출 홍길동 | 서울 | 1,200,000 김영희 | 부산 | 850,000 홍길동 | 서울 | 430,000
나오는 것 (예시)
고객 | 지역 | 10월 매출 고객_001 | 서울 | 1,200,000 고객_002 | 부산 | 850,000 고객_001 | 서울 | 430,000 (대응표 '홍길동=고객_001, 김영희=고객_002'는 내 PC에만 보관)
03
주민번호·계좌·전화번호는 가리지 말고 지운다
분석에 쓰이지 않는 고유식별정보와 금융정보는 자리표 대신 열째로 삭제하는 것이 원칙입니다.
이렇게 쓰세요주민등록번호, 계좌번호, 카드번호, 전화번호, 상세 주소 열은 작업용 사본에서 열 전체를 삭제합니다. 열을 숨기거나 글자색을 흰색으로 바꾸는 것은 가린 것이 아닙니다. 나이나 지역이 필요하면 '30대', '서울 강남구'처럼 줄인 열을 새로 만들고 원래 열은 지웁니다. 그다음 아래 프롬프트로 남은 위험을 한 번 더 확인합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
내가 AI에 올리려는 표의 열 이름과 첫 3줄 예시야(이미 가린 상태): [열 이름 + 가린 예시 3줄]. 1) 아직 개인을 특정할 수 있는 정보가 남아 있는지 확인해 줘. 2) 생년월일·주소·직급처럼 여러 열을 합치면 누군지 알 수 있는 경우가 있는지 알려줘. 3) 더 줄이거나 지워야 할 열을 우선순위대로 적어 줘.
04
비고·메모 열 속 이름과 연락처 찾기
정리된 열은 다 가렸는데 '비고'나 '상담 내용' 같은 자유 기재 칸에 이름과 연락처가 섞여 있는 경우를 잡는 단계입니다.
이렇게 쓰세요자유 기재 열은 AI에 보내기 전에 엑셀의 찾기(Ctrl+F)로 '010', '@', '님', '씨' 같은 글자를 먼저 검색해 봅니다. 내용이 많으면 아래 프롬프트로 수식이나 조건부 서식 규칙을 받아 내 PC에서 직접 걸러 냅니다. 자유 기재 본문을 AI에 붙여 넣어 검사시키면 그 순간 이미 올린 것이 되므로 규칙만 묻습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
엑셀 [열 이름, 예: F열 '상담 메모']에 사람 이름, 휴대폰 번호, 이메일 주소가 섞여 있을 수 있어. 데이터는 보여 줄 수 없으니 방법만 알려줘. 1) 휴대폰 번호(010-1234-5678, 01012345678 형태)나 이메일 주소가 들어 있는 셀을 표시하는 수식 또는 조건부 서식 규칙을 만들어 줘. 내 프로그램은 [엑셀 365 / 구글 시트]야. 2) '○○님', '○○ 고객'처럼 이름이 들어 있을 가능성이 높은 패턴을 찾는 방법도 알려줘. 3) 찾은 셀을 한 번에 '[삭제됨]'으로 바꾸는 방법까지 알려줘.
05
파일 속 숨은 정보 지우기: 메모·숨긴 시트·작성자 정보
화면에 안 보이는 메모, 숨긴 시트·행·열, 문서 속성의 작성자 이름도 파일과 함께 올라갑니다. 올리기 전에 지웁니다.
이렇게 쓰세요윈도우용 엑셀에서는 파일 > 정보 > 문제 확인 > 문서 검사(Inspect Document)를 실행해 검사할 항목을 고르고 '검사'를 누른 뒤, 찾아낸 항목 옆의 '모두 제거'로 지웁니다. 마이크로소프트는 문서 검사가 지운 데이터는 되돌리지 못할 수 있으니 반드시 사본에서 실행하라고 안내합니다. 시트 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 숨긴 시트가 있는지도 직접 확인합니다. 가장 확실한 방법은 필요한 범위만 새 파일에 '값으로 붙여 넣기'해서 그 파일만 올리는 것입니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
AI에 올리려는 엑셀 파일을 정리하는 중이야. 내 프로그램은 [윈도우 엑셀 / 맥 엑셀 / 구글 시트]야. 1) 화면에 안 보이지만 파일에 남을 수 있는 정보(메모, 숨긴 시트·행·열, 문서 속성의 작성자, 피벗 캐시, 외부 연결, 이름 정의 등)를 점검 목록으로 만들어 줘. 2) 각 항목을 내 프로그램에서 확인하고 지우는 방법을 알려줘. 3) 필요한 범위만 새 파일에 값으로 붙여 넣는 방법이 왜 더 안전한지 설명해 줘.
06
2단계: 가린 표로 분석 요청하기
자리표로 바꾼 표를 올린 뒤, 자리표를 그대로 써서 답하게 하는 분석 프롬프트입니다.
이렇게 쓰세요가린 표를 올리면서 자리표가 누구인지 추측하거나 실제 이름처럼 바꾸지 말라고 적습니다. 결과를 자리표 기준으로 받아야 3단계에서 내 PC에서 정확히 되돌릴 수 있습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
첨부한 표는 개인정보를 자리표(고객_001 등)로 가린 [자료 종류, 예: 10월 고객별 매출표]야. 자리표가 누구인지 추측하지 말고 그대로 써 줘. 1) [분석 질문, 예: 지역별 매출 합계와 전월 대비 증감]을 표로 정리해 줘. 2) 상위 [10]명을 자리표 기준으로 뽑아 줘. 3) 눈에 띄는 이상치(갑자기 크게 늘거나 준 고객)를 자리표와 함께 적고 가능한 이유 후보를 달아 줘. 4) 계산에 쓴 열과 방법을 마지막에 적어 줘.
07
3단계: 결과를 내 PC에서 실명으로 되돌리기
AI가 준 자리표 기준 결과에 대응표를 붙여, 실제 이름은 내 PC 안에서만 다시 채우는 단계입니다.
이렇게 쓰세요AI 결과표를 엑셀에 붙여 넣고, 1단계에서 따로 보관한 대응표와 연결합니다. 이때도 AI에게는 수식 만드는 방법만 묻고 대응표 내용은 보여 주지 않습니다. 실명을 채운 파일은 공유하기 전에 대응표 시트를 지웁니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
엑셀 [결과] 시트의 A열에 '고객_001' 같은 자리표가 있고, 별도 [대응표] 시트의 A열에 자리표, B열에 실제 이름이 있어. 1) 결과 시트 B열에 실제 이름을 불러오는 수식을 XLOOKUP 버전과 VLOOKUP 버전으로 각각 알려줘. 2) 대응표에 없는 자리표는 '확인 필요'로 표시하게 해 줘. 3) 다 채운 뒤 공유용 파일에서 대응표 시트와 수식을 지우고 값만 남기는 순서도 알려줘.
넣는 것 (예시)
AI 결과(A2): 고객_001 | 서울 | 1,630,000 (1위)
나오는 것 (예시)
B2 수식: =XLOOKUP(A2,대응표!A:A,대응표!B:B,"확인 필요") → 고객_001 | 홍길동 | 서울 | 1,630,000 (1위) (VLOOKUP 버전: =IFERROR(VLOOKUP(A2,대응표!A:B,2,FALSE),"확인 필요"))
08
자리표로도 누군지 보이는 '작은 집단' 점검
부서에 한 명뿐인 직급, 특정 지역의 유일한 고객처럼 자리표를 써도 사실상 누군지 드러나는 경우를 찾는 프롬프트입니다.
이렇게 쓰세요인사·급여·평가 자료처럼 민감한 표일수록 꼭 거칩니다. 인원이 적은 칸은 더 큰 단위로 묶거나(팀 → 본부) '기타'로 합칩니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래는 가린 표의 열 구성과 각 열의 값 종류야: [예: 부서 8개, 직급 5개, 성별, 입사연도]. 이름은 자리표로 바꿨어. 1) 열을 조합했을 때 해당 인원이 1~2명뿐이라 누군지 알 수 있는 경우가 생기는지, 어떤 조합이 위험한지 알려줘. 2) 엑셀에서 조합별 인원수를 세는 방법(피벗 테이블 또는 COUNTIFS)을 알려줘. 3) 인원이 [5]명 미만인 칸을 처리하는 방법(묶기, '기타'로 합치기, 열 삭제)을 장단점과 함께 비교해 줘.
09
올리기 직전: 대화 학습 설정과 회사 규정 확인
가린 자료라도 어떤 계정·설정으로 올리는지에 따라 보관과 학습 여부가 달라집니다.
이렇게 쓰세요ChatGPT는 설정 > 데이터 제어(Data Controls)에서 'Improve the model for everyone'을 끄면 대화가 기록에는 남지만 학습에는 쓰이지 않습니다. 클로드는 설정 > 개인정보(Privacy)의 'Help Improve our AI models' 항목에서 학습 사용 여부를 바꿉니다. 제미나이는 'Keep Activity' 설정을 끄면 이후 대화가 학습에 쓰이지 않지만 72시간은 보관됩니다. 무엇보다 회사 업무 자료라면 개인 계정보다 회사가 승인한 업무용 AI를 쓰는 것이 먼저이고, 사내 AI 사용 규정이 있는지 확인합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
나는 [회사 업무 / 개인 공부] 목적으로 [ChatGPT / 클로드 / 제미나이]에 [자료 종류]를 올리려고 해. 1) 올리기 전에 확인해야 할 계정 설정(대화 학습 사용, 기록 보관, 임시·시크릿 대화)을 점검 목록으로 만들어 줘. 2) 이 서비스의 공식 도움말 페이지 링크를 붙여 줘. 링크를 확인할 수 없으면 확인할 수 없다고 말해 줘. 3) 회사 보안 담당자에게 사용해도 되는지 물을 때 보낼 짧은 질문 메일 초안도 써 줘.
보너스 · 올리기 전 마지막 체크리스트
- 작업용 사본에서만 작업했습니다(원본은 그대로 둠)
- 이름·사번·이메일은 자리표로, 주민번호·계좌·카드·전화번호·상세 주소는 열째로 지웠습니다
- 비고·메모 같은 자유 기재 칸을 검색으로 확인했습니다
- 숨긴 시트·행·열, 메모, 작성자 정보를 지웠거나 필요한 범위만 새 파일에 값으로 붙였습니다
- 대응표는 내 PC(또는 회사 드라이브)에만 있고 AI에 올린 적이 없습니다
- 인원이 1~2명뿐인 조합이 없는지 확인했습니다
- 계정의 학습 설정과 회사 AI 사용 규정을 확인했습니다
원문마이크로소프트 지원 — 문서 검사로 숨은 데이터·개인 정보 제거 · https://support.microsoft.com/en-us/office/remove-hidden-data-and-personal-information-by-inspecting-documents-presentations-or-workbooks-356b7b5d-77af-44fe-a07f-9aa4d085966fOpenAI 도움말 — Data Controls FAQ · https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-faq앤트로픽 개인정보 센터 — 모델 개선 설정 바꾸는 법 · https://privacy.claude.com/en/articles/12109829-how-do-i-change-my-model-improvement-privacy-settings구글 도움말 — 제미나이 앱 개인정보 허브 · https://support.google.com/gemini/answer/13594961
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