한글(HWP) 공문·보고서, AI로 요약하고 회신 초안 잡는 프롬프트 8개
내려온 공문을 한 장으로 요약하고 내 할 일과 기한을 뽑습니다. 회신 공문과 개조식 보고서 초안도 잡습니다. 한글 파일을 AI에 안전하게 넘기는 준비부터 시작합니다.
이 글에 담긴 것프롬프트 8개 · 따라 하는 데 15분
바쁘면 이것만
- 한글에서 PDF 또는 DOCX로 저장하고, 이름·연락처·주민등록번호는 먼저 가립니다.
- '공문 한 장 요약' 프롬프트로 요청 사항·기한·붙임을 뽑습니다.
- 회신은 '수신·제목·1. 관련·2. 내용·붙임·끝.' 틀로 초안만 받고, 숫자와 날짜는 원문과 맞춥니다.
필요한 것한컴오피스 한글(또는 한글 뷰어), ChatGPT·클로드·제미나이 아무 AI
걸리는 시간15분
왜 필요한가요공공기관·학교·대기업 문서는 대부분 한글 파일로 오가는데, 해외에서 만든 AI 가이드는 이 형식을 다루지 않습니다. 파일을 어떤 형태로 넘기느냐에 따라 표와 붙임이 통째로 빠지기도 해서 준비 단계가 결과를 좌우합니다.
오픈AI는 2026년 4월 17일 챗GPT에서 HWP·HWPX 파일을 바꾸지 않고 바로 올릴 수 있게 됐다고 국내에 알렸습니다. 클로드 도움말의 지원 형식 목록(PDF, DOCX, CSV, TXT, HTML 등)에는 한글 형식이 없고 제미나이 도움말은 '대부분의 파일 형식'이라고만 적어 두었습니다(2026년 11월 5일 확인). 어느 서비스를 쓰든 가장 덜 깨지는 길은 한글에서 PDF나 워드(DOCX)로 저장해 올리는 것입니다. 받은 답은 한글 문서에 다시 붙여 넣어야 하니 마지막 두 프롬프트는 붙여 넣기 좋은 모양으로 받는 방법을 다룹니다.
프롬프트 1올리기 전에 형식과 개인정보 정리
파일을 그대로 올리기보다 PDF나 DOCX로 저장한 사본을 쓰면 표와 붙임이 덜 빠집니다.
이렇게 쓰세요한글에서 [파일] 메뉴의 PDF 저장이나 다른 이름으로 저장을 써서 사본을 만듭니다. 결재란, 담당자 이름과 전화번호, 개인 주소가 들어 있다면 SHIFT의 '개인정보 자동 가리기' 도구로 가린 글을 붙여 넣는 방법도 있습니다. PDF로 저장한 뒤 'PDF 글자 뽑기' 도구에 넣어 보면 AI에게 실제로 어떤 글자가 넘어가는지 미리 볼 수 있습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래는 한글(HWP) 문서를 [PDF / DOCX]로 저장해 올린 파일이야. 내용을 정리하기 전에 1) 본문, 표, 붙임 목록이 모두 읽혔는지, 2) 읽지 못했거나 깨진 부분(표 칸, 기호, 그림 속 글자)이 어디인지 먼저 알려줘. 깨진 부분은 추측해서 채우지 말고 '원문 확인 필요'라고 표시해 줘.
프롬프트 2공문 한 장 요약
길게 내려온 공문에서 누가 무엇을 언제까지 요청했는지만 남깁니다.
이렇게 쓰세요공문은 '관련' 항목과 붙임에 실제 요청이 숨어 있는 경우가 많습니다. 요약할 때 붙임 문서도 함께 올리고 원문 문장을 그대로 인용하게 하면 나중에 대조하기 쉽습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
이 공문을 한 장으로 요약해 줘. 항목은 1) 보낸 기관과 담당 부서, 2) 문서 번호와 시행일, 3) 요청 사항(번호 매겨서), 4) 제출 기한과 제출 방법, 5) 붙임 목록, 6) 관련 근거(법령·지침·이전 공문). 각 항목 끝에 근거가 된 원문 문장을 따옴표로 붙여 줘. 공문에 없는 내용은 쓰지 마.
프롬프트 3내가 할 일과 기한 표로 뽑기
요청 사항을 우리 부서가 할 일로 바꿔 표로 정리합니다.
이렇게 쓰세요같은 공문이라도 부서마다 할 일이 다릅니다. 내 부서와 역할을 적어 주면 해당 없는 요청은 빼고 정리합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
나는 [기관/회사]의 [부서] 소속 [역할]이야. 이 공문에서 우리 부서가 해야 할 일만 골라 표로 만들어 줘. 열은 할 일, 기한, 제출처, 필요한 자료, 원문 근거야. 기한이 날짜로 안 나온 항목은 '기한 확인 필요'로 표시하고, 다른 부서 일로 보이는 요청은 표 아래에 따로 적어 줘.
프롬프트 4회신 공문 초안
공문 틀에 맞춘 회신 초안을 받아 손볼 부분만 고칩니다.
이렇게 쓰세요기관마다 서식이 조금씩 다르니 우리 기관이 실제로 보낸 공문 하나를 예시로 붙여 주면 말투와 번호 체계를 따라 합니다. 숫자·날짜·금액은 직접 채우게 비워 두는 편이 안전합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래 공문에 대한 회신 공문 초안을 써 줘. 틀은 수신, 제목, 1. 관련: (받은 공문 번호와 제목), 2. 본문(요청 사항별로 가. 나. 다.), 붙임, 끝. 순서야. 우리 기관 예시 공문 [예시 붙여 넣기]의 말투와 번호 체계를 따라 줘. 숫자, 날짜, 금액, 담당자 이름은 [ ]로 비워 두고, 원문에서 확인할 수 없는 사실은 쓰지 마.
프롬프트 5줄글 보고서를 개조식으로
긴 문장으로 쓴 초안을 결재용 개조식 보고서로 바꿉니다.
이렇게 쓰세요많이 쓰는 기호 단계(□, ○, -, ·)와 한 줄 길이를 지정하면 기관 보고서 모양에 가깝게 나옵니다. 우리 기관이 쓰는 기호가 다르면 그 순서를 알려 줍니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래 줄글 초안을 개조식 보고서로 바꿔 줘. 기호는 □ 큰 항목, ○ 세부 항목, - 설명 순서로 쓰고, 한 줄은 40자 안쪽, 문장 끝은 '~함', '~임'처럼 명사형으로 맺어 줘. 내용을 더하거나 숫자를 바꾸지 말고, 빠진 정보가 있으면 맨 아래 '확인 필요' 목록으로 따로 적어 줘. 초안: [붙여 넣기]
프롬프트 6바뀐 규정은 신구대비표로
개정 전과 개정 후 문서를 나란히 놓고 달라진 조항만 뽑습니다.
이렇게 쓰세요두 문서를 한 번에 올리고 '어느 쪽이 개정 전인지'를 분명히 적습니다. 글자 하나 차이도 잡게 하려면 원문 그대로 옮기라고 요구합니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
파일 A는 개정 전, 파일 B는 개정 후 [규정/지침] 이야. 달라진 조항만 골라 신구대비표를 만들어 줘. 열은 조항 번호, 현행(A 원문 그대로), 개정안(B 원문 그대로), 달라진 점 한 줄이야. 새로 생긴 조항과 지워진 조항은 따로 표시하고, 글자만 바뀐 경우(띄어쓰기·맞춤법)는 맨 아래에 모아 줘.
프롬프트 7붙임 서식 칸 채우기 초안
제출 서식의 빈칸마다 무엇을 써야 하는지와 초안 문장을 받습니다.
이렇게 쓰세요서식의 칸 이름을 그대로 옮겨 주고 우리 쪽 자료(작년 제출본, 사업 계획 요약)를 함께 줍니다. AI가 모르는 칸은 비워 두게 해야 그럴듯한 가짜 숫자가 들어가지 않습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래는 제출 서식의 칸 목록이야: [칸 이름들]. 참고 자료는 [작년 제출본/계획서 요약]이야. 칸마다 1) 무엇을 쓰는 칸인지 한 줄, 2) 참고 자료로 채운 초안 문장, 3) 자료에 없어 내가 채워야 할 내용을 적어 줘. 자료에 없는 숫자나 실적은 절대 만들지 마.
프롬프트 8한글에 붙여 넣기 좋게 받기
AI 답에 섞인 기호를 빼고 한글 문서에 바로 붙일 수 있는 모양으로 받습니다.
이렇게 쓰세요AI는 굵은 글씨 표시(**)나 # 제목 같은 마크다운 기호를 자주 씁니다. 처음부터 기호 없이 달라고 하고 표는 칸을 탭으로 나눈 글로 받으면 한글의 '문자열을 표로' 기능으로 표를 만들 수 있습니다.
복사해서 쓰는 프롬프트
방금 답을 한글 문서에 붙여 넣을 거야. 마크다운 기호(**, #, -, |)는 모두 빼고, 항목 기호는 □ ○ -만 써 줘. 표는 칸 사이를 탭 한 칸으로 나눈 글로 다시 써 줘. 문장과 숫자는 바꾸지 마.
보너스 · 공문을 AI에 넘기기 전 체크리스트
- 원본이 아닌 사본(PDF·DOCX)을 올렸습니다
- 개인 연락처·주민등록번호·내부 결재 의견을 가렸습니다
- 대외비·비공개 문서는 회사가 허용한 AI(사내 계정)에만 올렸습니다
- 요약에 나온 기한과 숫자를 원문과 맞춰 봤습니다
- 회신 초안의 문서 번호와 수신처를 직접 확인했습니다
솔직히 한계
- 서비스마다 한글 파일 지원 범위가 다르고 수시로 바뀝니다. 표가 많은 문서는 한글 파일과 PDF를 각각 올려 결과를 비교해 보세요.
- 그림으로 들어간 도장, 결재란, 스캔한 붙임은 글자로 읽히지 않을 수 있습니다. 스캔본은 '사진 속 글자 뽑기'로 먼저 글자를 꺼내야 합니다.
- 기관 보안 지침상 외부 AI 사용이 막힌 문서가 있습니다. 올리기 전에 소속 기관의 생성형 AI 이용 지침을 확인하세요.
공식 자료클로드 도움말 · 올릴 수 있는 파일 · https://support.claude.com/en/articles/8241126-uploading-files-to-claude제미나이 도움말 · 파일 올리기와 분석 · https://support.google.com/gemini/answer/14903178
SHIFT 팔로우
영상으로 보고, 기사로 자세히 읽기
30초 영상은 인스타그램과 유튜브 쇼츠에, 그날 나온 소식은 스레드에 가장 먼저 올립니다.
